Цифровая трансформация бизнеса:

• Во внутренних коммуникациях между сотрудниками постоянно возникали трудности, так как каждый сотрудник пользовался своим мессенджером и своей личной почтой.
• Отсутствовала единая среда для постановки и отслеживания задач, заказов, решения текущих вопросов
• Сотрудники тратили много времени на отслеживание статуса задач и их выполнение.
• Основатель проекта обратился в Авиант, чтобы получить каким-то образом получить контроль над задачами и собрать сотрудников в едином поле для общения.
• Основным запросом собственника было сократить время на организационные моменты, возникающие в работе.
• В сфере деятельности клиента — время играет очень большую роль. Им нужно успеть создать одежду и доставить ее до клиента за 72 часа, с момента получения заказа на сайте.

• Наша команда подробно разобрала основные бизнес-процессы клиента, начиная с момента получения заказа на сайте компании.
• Под задачи клиента подобрали систему. Остановились на облачной версии Битрикс24
• Была проделана работа по разбивке больших этапом на более мелкие и понятные каждому сотруднику.
• Было создано 4 подробные блок-схемы.
• Разобрали с создателем проекта его бизнес-модель (как есть и как должно быть).
• Были созданы «Роботы» в Битрикс24 (штатная система для автоматизации определенных процессов). Тем самым сократили время принятия и обработку заказа менеджером и передачи его в производство.
• Было проведено обучение сотрудников по работе в Битрикс24.
• Созданы подробные видео инструкции. Создана база знаний в самом Битрикс24.

Онлайн школа нутрициологии «PRO-ЗДОРОВЬЕ» на ранке с 2018 года. В штате более 70 человек. Активно занимаются обучением людей в сфере нутрициологии и питания. Школой создано уже более 30 курсов направленных на правильное питание и поддержание красоты и здоровья тела. Школа активно развивается и расширяет свой штат сотрудников.

Проблемы

• Каждую неделю школа разрабатывает новый курс по правильному питанию. Появляется всё больше новых проектов. Запуск каждого проекта затягивается больше чем на 1 месяц.
• У клиента стали возникать проблемы с задачами. Идей много, но они все в голове у каждого сотрудника и руководителя.
• Более 50 просроченных задач по срокам и это за 1 месяц.
• Всплыли проблемы с оценкой эффективности сотрудников и понятием чем сотрудник занят.
• На объединение сотрудников в группы по проектам тратиться более 1 дня.
• Битрикс24 у клиента уже существовал, но как его настраивать правильно и извлекать максимум пользы из портала ни кто из сотрудников не знает.
• Отсутствует единая методология.

Школа «PRO-ЗДОРОВЬЕ» обратилась к нам за помощью организовать работу с

задачами, выработать единую методологию по работе с Битрикс24 и оценке

эффективности каждого из сотрудников, провести обучение.

• Внедрена база знаний «Как работать с задачами», с описанием готового регламента.
• Даны рекомендации по внедрению дальнейших регламентов и требований в компании.
• Проведено 2 групповых обучения по работе с задачами.
• Произведены индивидуальные консультации с сотрудниками.
• Произведены индивидуальные консультации с руководителем.
• Созданы отчеты по эффективности сотрудников.
• Созданы инструменты контроля сотрудников.
• Произведена аттестация Сотрудников после обучения.
• Выданы сертификаты о прохождении обучения.
• Предоставлен отчет руководителю о результатах тестирования.
• Созданы и переданы учебные материалы клиенту (видео с обучений, инструкции).
• Создан и настроен Фрэймворк задач.
• Подготовлен итоговый регламент по работе с Фреймворком задач.

Результат

• Новые проекты и курсы создаются и запускаются буквально за 2 недели.
• Запущены изменения в процессах постановки задач, и оценки их результатов.
• Количество просроченных задач снизилось с 50 до 0 за месяц.
• Каждая задача заноситься в Битрикс24 и не теряется.
• Появилась единая методология постановки задач и отслеживания их выполнения.
• В задачах появились чек-листы, что повлияло на прозрачность и скорость выполнения каждой задачи.
• Появился автоматизированный и понятный бизнес-процесс по подбору и оценке персонала.
• На регулярные и типовые задачи созданы специальные шаблоны, что позволило сократить время на их запуск и выполнение с 3 часов до 1 часа.
• Появились регулярные встречи «руководитель — подчиненный», на которых происходит коммуникация и обратная связь по задачам.
• Сотрудники стали объединяться в рабочие группы или проекты буквально за 2 минуты.
• Коммуникация сотрудников перешла в единое пространство Битрикс24.